エクセルは無料ツールであり、一見使いやすく感じることから、多くの企業では、顧客情報などの営業管理はエクセルが多いのではないでしょうか。
しかし、テンプレートを利用したとしても、社内で作るのは手間がかかってしまいます。
さらに入力する際は手入力で行わないといけないため、労力がかかっているという感覚をお持ちの方もいらっしゃるのではないでしょうか。
ここでは、エクセルでの営業管理を行うことによるデメリットと、営業支援ツール「SFA」と比較して、どちらが営業管理に適しているかの2点について紹介していきます！
目次
営業管理とは？まずは前提知識から
営業管理とは、営業活動に関わる各案件の進捗状況を管理していくことですが、具体的には、いつ提案・商談・受注が行われたかと、それらに関する予算などのデータを都度更新しながら、最新の状態にして管理を行っていきます。
まずは前提知識として、営業管理とはどういうものなのかについて、ここで解説します。
- 営業管理は仕事内容の「見える化」
- 営業管理は必要性が高い
営業管理は仕事内容の「見える化」
営業管理は仕事内容の「見える化」を担っているといえます。
なぜなら、営業案件において仕事内容を洗い出してデータで表すことによって、案件の進捗状況や実績、次にするべき作業を一目で確認することができるからです。
情報を整理することは、作業の優先順位や必要な時間を割り当てて、全体的なスケジュールを管理することにもつながります。
そのため、作業や報告の漏れを防ぎ、効率的に営業活動を管理することが可能になります。
営業管理は必要性が高い
営業活動で効率よく受注につなげるために、進捗状況の確認や顧客満足度の向上などの面において営業管理の必要性は高いです。
というのも、企業規模が拡大していくことで案件数や案件の種類が増え、対応方法も複雑化していきます。
また、より多くの案件に対応するにあたって個々人の器量に頼るのには限界があり、効率性からみても最適でないことは明らかです。
そのため、タスクやスケジュール、予算や担当者などのデータを漏れなく管理できる一元化のツールが必要になります。
さらに、営業管理のデータは重要な決定を行う際の判断基準としても活用することができます。
営業管理を行うことによって蓄積されたデータに含まれる、案件においての成功・不成功の過去事例を参照することで、適切な判断に生かすことができるからです。
また、成功した事例をノウハウとして社内で共有し、対処方法を標準化することで、今後の営業活動に活用することもできます。
そのため、営業管理を行うことは結果的に社内全体の営業スキルアップにもつながるでしょう。
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エクセルを使った営業管理のメリット・デメリット
エクセルはコスト不要で多くの人が使用したことのあるツールとして、営業管理にも応用することが可能です。
しかし、エクセルを使った営業管理にはデメリットもあります。
そこで、ここではエクセルを使って営業管理を行った際のメリット・デメリットについて解説します。
- エクセル営業管理のメリット
- エクセル営業管理のデメリット
エクセル営業管理のメリット
エクセル営業管理のメリットのひとつとして、多くの人が使用したことのあるツールだという点が挙げられます。
なぜなら多くの企業では商品データや資料などをエクセルで作成しているので、使用したことのある人であれば、すぐに営業管理に生かすことができるからです。
さらに、これまで使用していたツールを応用するだけなので、社内で運用ルールなどを検討する必要もなく、スムーズに運用を開始することもできるでしょう。
また、もうひとつのメリットとしては無料で使用できる点もあり、初期費用、運用コスト不要で運用することができます。
さらにエクセルの機能であるシート管理もメリットのひとつです。
シート機能を利用することで、各営業担当がそれぞれのシートで自分の顧客や案件のデータ管理を行うことができます。
エクセル営業管理のデメリット
一方、エクセル営業管理にはデメリットもあります。
まずデメリットとして、データを相互に関連づけることが難しい点が挙げられます。
エクセル上のそれぞれのシートで管理されているデータは連携や一元化して管理することが難しくなる傾向があります。
また、2つめのデメリットとして編集の履歴を残せない点があります。
エクセル上でデータを更新して上書き保存した場合、どの部分が編集されたかは編集した本人にしかわかりません。
また更新したデータを新たに保存していく場合は、複数のエクセルが保存されることになります。
結果として、どの営業管理シートが最新バージョンのものかが不明となってしまい、最新のデータが参照できなくなる恐れがあります。
最後に、エクセル以外のシステムと連携しにくい点もデメリットです。
たとえば、商品の在庫管理や受注、請求関係については、専門のシステムで管理することが多いため、エクセル上の営業データと連携するためには、結局手入力で行うことになります。
そのため、手間が増えたことによって営業活動に割ける時間が減り、営業効率の低下につながりかねないという懸念があるでしょう。
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SFAを使った営業管理のメリット・デメリット
ここでは営業支援ツール「SFA」を使った営業管理のメリット・デメリットを解説します。
- SFAのメリット
- SFAのデメリット
SFAのメリット
SFAを使った営業管理のメリットのひとつとして、一元化でデータ管理ができるという点が挙げられます。
顧客や案件の進捗状況、予算などのデータをSFAのシステムに入力すると、すべてのデータが自動で連携されるような仕組みになっているため、システムごとに手入力をするような手間を省くことができます。
そのため、各データをひとつのシステムで一元化して管理することが可能になります。
また、一元化に通づるもうひとつのメリットとして、顧客や案件のデータ分析が容易に行える点もあります。
SFAは入力した内容をもとに、システムが自動的にグラフ化やレポート作成をして分析を行ってくれます。
そのためSFAに蓄積されているデータと自動分析機能を活用することで、より効率的な営業活動が実行できるでしょう。
3つめのメリットとして、高いカスタマイズ性が挙げられます。
SFAでは各企業に合わせて自由にカスタマイズしてシステムを構築することができるため、自社が取り扱う商品や、規模にあった効率的なシステムを構築することができます。
そして、受注管理や請求関係の処理システムにも連携できるSFAを選ぶことによって、部門感でのデータ共有も容易に行うことができるでしょう。
SFAのデメリット
一方SFAのデメリットとしては、システムが定着するまでに時間がかかることがあります。
なぜなら新しいシステムを導入するにあたり、使用方法や、実際に使用して慣れていくための時間が必要だからです。
使用方法を覚えることに手間と時間がかかってしまい、結果的にシステムの形骸化につながる恐れもあります。
また、これまで各営業が培ってきたノウハウを社内で共有されることを好まない人も中にはいるかもしれません。
そのため、運用前にはシステム会社に使用方法の講習を依頼したり、社内でルールを決めてから始めるようにするといいでしょう。
また、導入コストと運用コストが必要になってくる点もデメリットのひとつです。
しかしSFAをうまく運用することができれば、効率的な営業活動が行えるので、結果的にかかるコストを上回る利益を回収することも期待できます。
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事業拡大が目的なら営業管理はエクセルよりもSFA
さて、エクセルとSFAそれぞれを使った営業管理のメリット・デメリットを解説してきましたが、実際に営業管理をするのにどちらが適しているのでしょうか。
結論として、事業拡大が目的ならばSFAで営業管理を行うべきといえます。
なぜなら、SFAは営業管理の専門的なシステムであり、分析や連携に適しているからです。
しかし、導入する際には自社の目的に適しているのかを前段階で十分に検討することが重要です。
もし導入したとしても、運用されなければ意味がないだけでなく、コストの増大につながる恐れがあるからです。
そのため、自社のタイミングで、これから事業拡大を考えているようであれば、SFAを導入するメリットはあるといえるでしょう。
仮に、自社商品のブラッシュアップ等が未達成である場合は、優先順位を考えてSFA導入を検討してください。
また、社内で運用がしやすいシステムかどうかを見極めることも重要です。
なぜなら運用がうまくできずに、結局これまで使用してきたエクセルなど馴染みのあるツールに戻りかねないからです。
そのため導入の段階で、SFA企業と入念に打ち合わせを行い、社内で運用ができるようなシステムを構築しましょう。
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まとめ
エクセルを使った営業管理はコスト不要で誰でも使用できるツールという点で、すぐ導入することができます。
しかし、エクセルは営業管理のためのシステムではないため、編集の履歴が分からなかったり、他システムとの連携がとりづかったりといったデメリットもあります。
そこで、これから事業拡大を考えている場合は、営業管理に適したシステムの利用も検討してみましょう。
SFAでは各部門のデータを一元化して管理することができます。
一方、運用コストや、定着までの時間がかかるといったデメリットもありますが、事前に自社の目的に合った運用しやすいシステムを構築することで、後々営業利益が上がりコスト回収にもつながります。
また、SFA導入に不安がある場合は、SFAシステムを提供する企業に一度問い合わせしてみましょう。
システム構築から、導入、運用まで広くサポートしてくれる企業もありますので、この機会に営業管理の切り替えを検討してみても良いですね！
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