Googleスプレッドシートでの顧客管理のメリットと注意点を解説

一連の営業活動をスムーズに行うためには、顧客管理をしっかりと行うことがとても重要です。

しかし、顧客管理といってもいったいどのようなツールを使えば、効率的に運用でき守秘義務を守ることができるのでしょうか。また、コストはなるべく抑えながら運用したいものです。

昨今、コストを抑えつつ顧客管理ができるツールとして、Googleスプレッドシートを使用しているユーザーが多いという声が見受けられます。Googleスプレッドシートは、果たして本当に顧客管理ができるのでしょうか。

本記事では、Googleスプレッドシートでの顧客管理のメリットや注意点を解説していきます。

これからGoogleスプレッドシート活用をご検討中の方は、ぜひ参考にしてみてください。

Googleスプレッドシートでの顧客管理は可能

Googleスプレッドシートとは、Google社が提供している表計算ソフトで、Microsoft社が提供するExcelと同等の機能が無料で使えます。

一本のURLだけで、社内での共有が可能で手軽にスムーズな顧客情報をシェアができ、非常に便利です。

どのパソコンからでもアクセスできるのも、Googleスプレッドシートの強みです。単体はもちろん、他のツールと組み合わせて使うと、より効率化が期待できます。

Googleスプレッドシートでの顧客管理のメリット

Googleスプレッドシートで顧客管理と言っても、なかなか頭にピンとくる方も少ないのではないでしょうか。

ここでは、Googleスプレッドシートでの顧客管理のメリットについて具体的に解説していきます。

コストがかからない

Googleスプレッドシートの最大のメリットはコストが一切かからないということです。

Googleのアカウントを持っていれば誰でも簡単に始められて、初心者にもおすすめなのがポイントです。

維持費もかからず無料で使えるので、「これから顧客管理を始めてみたい」という企業に向いています。Excelとほぼ同等の機能を無料で使えるのは、とても魅力的なのではないでしょうか。

スモールビジネスに最適

Googleスプレッドシートのもう一つのメリットは、「スモールビジネス」での活用に最適なところです。

個人事業主や立ち上げたばかりの企業など、やりとりする顧客や情報量が少ない企業が適しています。規模の小さい企業から始めていく方にとっては、非常におすすめのツールなのではないでしょうか。

クラウドツールのため、社員同士で共有がしやすい点もおすすめです。

カスタマイズしやすい

Googleスプレッドシートはカスタマイズのしやすさも見どころです。また、Excelと操作がとても似ているため、表作成機能が充実しているのも魅力的です。

初心者でも直感的に操作できる「見やすい仕様」になっているので、何をどこに入力すればよいのかが明確に理解できます。

ただし、スマートフォンでのテンプレートのカスタマイズは出来ないので注意しましょう。

Googleスプレッドシートでの顧客管理の注意点

Googleスプレッドシートには上記のようなメリットがある反面、デメリットも存在します。

ここでは、Googleスプレッドシートにおける顧客管理の注意点をご紹介していきます。

情報漏洩のリスク

Googleスプレッドシートのデータは、転送時や保管時などにも暗号化されるため、セキュリティ面では問題ありません。

しかし、専門的なツールに比べてセキュリティは劣るので、情報漏洩のリスクがあります。社内とはいえ個人情報は誰でも見ていいとは限らないため、営業担当や権限のある人しか見れないように徹底する必要があります。

閲覧権限の設定によっては、URLを知っている人は誰でもログインして閲覧や編集ができてしまうため、誰かのPCを侵入経路とした場合は防ぎようがありません。

それだけではなく、会社自体が訴訟問題に発展してしまう可能性も十分にありえます。そのため、個人情報管理を徹底している企業が使う際は、特にこのような点には十分なセキュリティ対策をしておきましょう。

例えば、Googleスプレッドシートの権限設定は、「閲覧」「コメント」「編集」と3つの権限が設けられているので、管理をする方はしっかりと設定しておきましょう。

顧客管理シートを作成する手間

Googleスプレッドシートのもう一つの気になる点は、顧客管理シートのテンプレートは自作しなければならないところです。デフォルトでの顧客管理テンプレートはありますが、それが自社に合ったものとは限りません。

そもそもスプレッドシートの操作に慣れていない場合、顧客管理のテンプレート作りには時間がかかってしまいます。データは手入力のため、個人の負荷が大きく入力ミスの原因にもなるので、精密な顧客情報の作成には注意が必要です。

初めて使用する場合、そこまで作りこむのは難易度が高いため、Googleスプレッドシートを使いこなせる方に任せるようにしましょう。

Excelなどの他ツールでの共有が活用しづらい

Googleスプレッドシートは、Excelなどの他のツールと共有しづらいのも問題点です。

Excelにある参照機能がスプレッドシートには備えられていないため、データの一元化に手間がかかるのがネックです。その影響で、データの更新や修正に手間がかかるので、「情報共有に時間がかかってしまう」というデメリットがあります。

そこで、スプレッドシートをより便利に活用したい場合は「Google Workspace」を導入すると良いでしょう。

Google Workspaceは同じGoogle社のツールで、スプレッドシートを含めた多種多機能のビジネスツールです。その中でも、個人情報を入力するGoogleフォームは、よくスプレッドシートと組み合わせて使うことが多い機能です。

もし、スプレッドシートだけでは物足りないと感じた場合は、Google Workspaceを導入してみても良いでしょう。

顧客管理ならインサイドセールスがおすすめ

顧客管理はGoogleスプレッドシートを活用するよりも、インサイドセールスを導入することがおすすめです。

なぜなら、特に大企業においては、Googleスプレッドシートだけでは顧客管理がとても煩雑になってしまうからです。

今の時代、インサイドセールスは営業活動を行うために必須なツールとなりました。さらにコロナ禍において、リモートワークが中心となった今では、インサイドセールスは営業の常套手段になっているといってもよいでしょう。

最後に、インサイドセールスのメリットやGoogleスプレッドシートとの違いを紹介します。

インサイドセールスで顧客管理をするメリット

インサイドセールスを導入する々なメリットがあります。

電話やメールでのコミュニケーションがメインとなるので、移動時間や交通費の大幅の削減になります。インサイドセールスは従来の営業よりも効率がよく、一度に多くの見込み顧客にアプローチをかけることが可能です。

また、タイミングよくホットリード（購買意欲のある見込み顧客）にアプローチすることができるので、競合に取られてしまうというデメリットも最小限に押さえられます。インサイドセールスは基本的にツールを使うので、営業を自動化・見える化したり、売上データを確認することができます。

そのため、売り上げや見込み顧客の予測がしやすく、次の一手を打ちやすいのがポイントです。

さらに、インサイドセールスは社内の教育コストを大幅に削減することができ、人材育成の手間が省けるのもメリットです。業務の標準化がしやすく、新人を即戦力として教育しやすいのはとても魅力的でしょう。

このように、インサイドセールスは業務の自動化・効率化を簡単に図れるので、気になる方はぜひ検討してみてください。

Googleスプレッドシートとの違い

Googleスプレッドシートと、インサイドセールスの決定的な違いは、顧客を獲得するまでが一つの流れになっているかどうかです。

Googleスプレッドシートの場合、顧客情報を打ち込むだけとなるので、商談の進行度といった細かいところは見えません。

一方インサイドセールスは、営業活動そのものを可視化できるので、何をどのようにすべきかが明確になります。

また、顧客情報を細かく分析できるので、欲しいタイミングでピンポイントに営業をかけることができるのも強みです。顧客の属性、購入した商品の種類や数量まで見られるので、適切にアプローチを行えば顧客満足度を高められることを期待できます。

Googleスプレッドシートは、ツールとの連携が苦手ですが、インサイドセールスは対照的にツールとの組み合わせがしやすいのも大きな違いです。様々なツール同士を組み合わせることで、さらなる業務の効率化が期待できます。

無料のGoogleスプレッドシートと比べてそこそこの費用がかかりますが、それ以上の効果が期待できるのも魅力です。そのため、インサイドセールスツールの方が、Googleスプレッドシートよりも優秀だと言えるでしょう。

まとめ

Googleスプレッドシートは無料で使えるため、初心者やこれから起業する方に向いています。ランニングコストがかからなく、アカウント一つで手軽に始められるのも魅力なため、個人事業主や顧客情報が少ない「スモールビジネス」にはぴったりです。

しかし、大人数の管理をするのは難しく、Googleスプレッドシートだけでは限界が出てくるでしょう。

インサイドセールスは、Googleスプレッドシートよりも顧客の管理に長けていて、そのうえ業務の効率化も可能です。顧客管理の機能も充実しているため、本格的な営業活動をしたい企業におすすめです。

多くの顧客情報を管理・運用が必要な場合は、インサイドセールスの導入を視野に入れてみてはいかがでしょうか。

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