営業活動は本来、個人の能力や努力により売上が左右されるものです。
しかし近年では、情報化社会やIT化、人材不足などの要因からより効率化した顧客満足度の向上が求められています。
また、個々の営業担当が持っている顧客情報や進捗状況などを、自社内で共有し効率的な売上アップのためのデータ分析が必要となってきました。
そのため、現代ではセールステックの1つである「SFA(営業支援ツール)」が注目されています。
この記事では、SFAによるデータ分析を実施するポイントについて詳しく解説します。
目次
データ分析はSFAがおすすめ
営業活動をより効率的に行うために、データ分析を取り入れることが一般的になってきました。慢性的な人材不足を解消し、売上を伸ばすためには蓄積された営業活動のデータを分析し、その結果を活かして効率的な営業活動を行う必要があります。
営業情報のデータはさまざまな情報があるため、とても手作業では分析できません。的確に分析するためには、データ分析の機能が搭載されたSFAツールの導入をおすすめします。
- そもそもSFAとは？
- SFAの機能
そもそもSFAとは？
SFAとは「Sales Force Automation」の頭文字をとったことばで、営業支援ツールを指します。
チームの営業スタッフが。日々の営業活動の情報を共有せずに個々に動いてしまうと、業務が属人化してしまいさまざまなリスクが増えてしまいます。業務の引き継ぎがうまくいかなかったり、ノウハウや情報を共有できなくなったりするなどの不具合が発生します。
昨今の営業スタイルでは、それぞれの営業担当者の活動内容や顧客の動向などの情報を集約し、チーム同士で共有することが求められています。
SFAの機能
ここでは、SFAの基本的な機能を「外出先における営業活動」、「予実（予算・実績）マネジメント」、「顧客管理」、「案件管理」、「商談管理」、「プロセス管理」などの実際の運用ごとに分けて紹介します。
- 外出先での営業マンの活動をサポートする機能
- 以下は、営業マンに重宝されるSFAの機能です。
- モバイル対応
- カレンダー（スケジューラー）管理機能
- ToDoリスト管理機能
- ファイル共有機能
- 申請・承認のワークフロー機能
- 目標リスト機能
- 顧客表示マップ機能
筆者の経験ではSFAがない時代、顧客へ電話をするにはミニアルバムのような名刺一覧をカバンから出し、カバンを置き、名刺アルバムをパラパラと探して電話番号を調べ、携帯電話へ入力して電話をかけたものです。
忙しいときほど、電話番号の打ち間違いをして違うところに電話をかけてしまい、イライラしながらもう一度名刺アルバムをカバンから取り出し、電話をかけなおした記憶があります。
その点SFAでは、スマホで顧客情報やスケジューラーなどにアクセスできる機能があります。スマホで顧客情報を即座に表示し、画面から顧客へ電話をかけたり、メールが送信できたりするのでとても便利です。
また、見積もりの申請や管理者の承認作業もSFAで行えるので、営業マンが上司のハンコを取得するためだけに会社に戻る必要はありません。
さらに、「未訪問顧客」を洗い出すことで「取引が長期化した顧客」を見つけられ、次のアクションリストの作成が可能です。地図上で顧客のオフィスを表示させる機能もあるので、近隣の顧客へ効率よく立ち寄れるため時間の大幅な削減になります。
- 売上予測を管理する機能
- レポート管理機能
- 営業情報管理機能
- カスタマイズ機能
筆者の経験では、以前はExcelや専用ソフトで月間の売上予測を管理していました。それぞれの営業スタッフが、週に一度の営業会議前に社内サーバ上の共有Excelへ記入し、月次の受注予測を立てていました。
しかし、営業マンが日々受注予定額をSFA上で更新することで、チーム内でリアルタイムに月次の予算が共有できます。したがって「◯◯チームは月次達成まであと100万円！」など、部門責任者はリアルタイムでいつでもどこでも、スマホで簡単に閲覧できてしまいます。
顧客情報を管理する機能
顧客情報を管理するため、以下のような機能が搭載されています。
- 名刺管理機能
- 顧客情報管理機能
顧客の情報や、営業折衝履歴をSFA内で一元管理できるため、営業担当の急な異動や退職に備えられます。
これまで、営業マンが顧客の名刺を個別に管理した場合、退職後に顧客情報が失われるリスクがありました。しかし、SFAを用いることで、顧客情報が持ち出されることはなく、会社の資産として蓄積されていきます。
案件を管理する機能
案件管理とは、見込み客からの問い合わせに対して、確実に注文へつなげるための情報管理です。SFAを使用すれば、以下の項目ごとに案件情報を管理できます。
- 顧客の会社情報
- 顧客の担当者情報
- 担当した自社の営業担当
- 提案した製品/サービス
- 案件進捗状況
- 発注予定日
- 受注予定額
したがって、営業マネージャーはリアルタイムで案件の現状を把握できるため、各フェーズごとに営業マンへ的確な指示やアドバイスを与えられます。
また、営業会議で案件のトラブルや問題の報告がしやすくなり、会議の質を向上させる利点もあります。
商談を管理する機能
SFAには、顧客との交渉の進捗状況を共有する機能があり、営業マンが空き時間に入力した活動内容は、各事項のフェーズ（進捗状況）、提案している製品、競争状況などの各データに自動的に反映されます。
商談管理機能を使用することで営業チーム内で商談の進捗状況を共有し、マネージャーにリアルタイムで情報を提供できます。
さらに詳しく
今流行りのSFA（営業支援システム）10選を徹底比較【2022年最新版】
SFAの基本的なデータ分析ポイント3選
ここでは、実際に営業のデータ分析を行う方法を解説していきます。
- 動向分析(全体観)
- 要因分析
- 仮説と検証で分析
1.動向分析(全体観)
動向分析とは、さまざまなジャンルのトレンドを分析することです。
たとえば、業界全体を見て最も売れている商品の営業動向、顧客が購入した時期や購入価格などの傾向、月間売上高を数値化して分析します。
また動向分析は、単なる「顧客の動向を分析すること」であるため、それぞれのケースの詳細を掘り下げることには活用しません。なぜなら、主に営業の方向性を設定するために全体像を俯瞰（ふかん）する目的で使用されるからです。
2.要因分析
要因分析は、動向分析と組み合わせた分析方法です。どういった要因で動向（トレンド）の結果となったか、についてを明らかにします。
たとえば、ある製品の売り上げが急増したとします。原因を調べてみると、あるテレビ番組で取り上げられたことがきっかけであることがわかりました。仮にそれが正解だとしたら、その番組で紹介された他の製品も、売り上げを伸ばすことが予測できます。
また、会社の特定の製品がまったく売れていないと仮定します。顧客のアンケート調査などにより売れ残ってしまった原因を突き止め、それを改善すれば今後の売上げアップにつながります。改善方法として、例えば売れ残った商品に特化して定価よりも安価で再度売り出すなどの手法があります。
3.仮説と検証で分析
検証分析は、動向分析と要因分析をセットで実施します。動向や要因の分析結果をもとに、売上の改善策について仮説を立てていきます。
立てた仮説が正確であるかどうかを確認するために実践し、立証したり証明したりすることをくり返していき、結論に達します。
検証分析では、データを比較できるだけでなく、状況を特定して最良のアイデアを考え出すことも必要です。たとえば、営業スタッフの斬新なアイデアが思いもよらぬ結果を招く場合もあります。
しかし、これは従業員と会社間での信頼関係が求められるため、すべての企業に当てはまるわけではありません。
3つの分析方法を紹介しましたが、これらの営業分析で成功するための重要なポイントは、「分析を急いで開始しないこと」です。
まずは、慎重に正確なデータを蓄積して長期的な視点で分析していきましょう。情報が多ければ多いほど、より事実に基づいたデータ分析となり、良い結果に結びつきやすくなります。
SFAでの実践的なデータ分析ポイント3選
それでは、営業データを具体的に分析する方法を見てみましょう。
- KPI分析
- エリア分析
- 行動分析
KPI分析
KPI分析では、訪問数、営業数、アポイント数、クロージング数などのKPIが数値として設定されているのが一般的です。
これらの数値を成績の良い営業担当と比較して、営業プロセスにおけるどの行動に違いを生んでいるかを分析していきます。
たとえば、アポイントの数に違いはないがクロージングの数に違いがある場合は、クロージングのアクションに焦点を合わせて問題を特定していきます。
エリア分析
エリア分析とは、地域の特性を調査してその地域に適した営業戦略を行うことを指します。
方法としては、国勢調査データや地域分析を専門とする企業が公開しているデータを使用して、分析をしていくことが一般的です。
エリア分析を実施することにより、そのエリアにより適した広告、およびプロモーション戦略の策定が可能となります。
行動分析
行動分析の目的は、各営業メンバーの傾向を把握することです。
成績のよい営業マンはどんな行動をしているのか、成功パターンを社内で蓄積することにより、営業部門全体の成績の底上げを目指します。
また、行動分析にはSFAを活用するのがもっとも効果的です。なぜなら、営業メンバーの動きが視覚化できるため、マネージャーが部下を管理しやすくなるからです。
SFAで売上向上につなげるデータ分析のコツ
ここでは、売上向上につなげるためのSFAでのデータ分析のコツを解説します。
- 分析のみで終わらせない
- データ分析をもとにしたSFA管理
分析のみで終わらせない
データがうまく活用されないと、SFA導入の効果が発揮できません。
SFA導入の大きなメリットは、SFAを活用することで効果的な営業戦略の立案や、効率的な営業活動を実行できるようになることです。
また、SFAの機能を最大限に発揮するためにはデータを分析し、その後しっかりと営業活動に活かす必要があります。データ分析をするだけで終了しないことが重要です。
主な分析機能には、営業および営業活動履歴をレポートとして集約する機能があります。データ集約のさまざまな条件が指定できるため、分析結果に基づいて将来の営業手法のガイドラインが作成できます。
さらに、SFAの分析機能はツールによって異なるので、自社に合った分析機能が搭載されたSFAツールを選択しましょう。
なお、最初は誰もが見やすく分析しやすい条件を設定できるツールを選択することをおすすめします。
データ分析をもとにしたSFA管理
ここでは、データ分析の結果をふまえ、SFAで何を管理すべきなのかを解説していきます。
目標管理
SFAを使用することにより、「KPI分析」にリンクするような目標を設定したり、設定された目標がふさわしいかを判断したりできます。
たとえば、SFAに蓄積された過去の売上や、営業スタッフの活動などをもとにしてチームの目標を設定し、営業マン個人の視点でフォーカスすれば、個々の目標設定にも活用できます。それにより、より根拠があり現実味のある目標が立てられるようになります。
行動管理
目標を達成するためには、各営業マンが日々の営業活動を、しっかりと目標に向かって行動することが重要です。
現在どの顧客がどのような状態にあるか、また、それに応じてどうアクションをするかが明確になります。また、SFAは営業担当の行動が可視化できるため、予定通りの行動ができているかどうか、管理者だけでなく営業担当本人もステータスを確認しながら行動管理ができるのです。
案件管理
日々の営業活動において、管理者は商談の状況をリアルタイムで把握することが非常に重要です。なぜなら、思わぬトラブルにより案件失注の危険がせまっていても、当の営業担当者は日々の業務に追われていて気づけない場合があるからです。
したがって管理者は、案件の状況をリアルタイムで管理する機能が必要となってきます。
また、案件情報をチーム内で視覚化・共有することで、メンバー同士で営業のノウハウが蓄積されるため、成績の上がらないスタッフや新入社員が先輩営業マンから営業スキルを学ぶことが可能となります。SFA自体が、言わば教育のツールとして活用できるのです。
さらに、営業マンが急に転職したり退職したりした場合でも、SFAに案件情報が詳細に記録されているため、後任者もすぐに案件の対応が可能となります。
顧客管理
顧客の企業名や住所、担当者や電話番号などの基本情報を蓄積する機能も、SFAには搭載されています。したがって、営業担当者が休日の場合でも、代わりのスタッフがある程度の対応ができるため、わざわざ休日に担当者へ電話する必要もなくなります。
また、名刺から自動で顧客情報を取り込む機能が搭載されたSFAツールもあります。既存の名刺管理システムや、顧客管理システム（CRM）と連携できるSFAもあるため、スムーズな導入が可能です。
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まとめ
データを分析することによって、SFAはより活用価値があがります。また、データ分析は、分析だけを実施して終了してはいけません。
分析した内容をふまえて、日々の営業活動にしっかりと活かせれば、個人・部門の成績に大きな影響を与えるきっかけとなるでしょう。
市場の動向や変化に合わせて行動すれば、営業部門のパフォーマンスの向上、さらには会社全体の売上最大化が期待できるのです。
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