SFA導入の目的とは？効果やメリットを分かりやすく解説

営業支援ツールであるSFA。導入の目的は、営業プロセスの効率化による売上の最大化です。

現在、さまざまなメーカーがSFAを提供しています。いったい自社にはどのSFAが最適なのか悩んでしまいます。

この記事では、そんな企業のご担当者向けに、SFA導入の目的や効果、メリットについて解説するとともに、選定のポイントについても触れていきます。

1 SFA導入には3つの目的がある
2 SFAの導入効果とメリット
3 SFA導入の比較ポイント
4 【まとめ】SFA導入の前に知っておきたいこと

SFA導入には3つの目的がある

SFA導入の目的とは？効果やメリットを分かりやすく解説

SFAを導入する目的をそれぞれ見ていきましょう。

SFAとは「営業支援システム」
導入目的①売上アップ
導入目的②営業活動の見える化
導入目的③ノウハウなどの情報共有

SFAとは「営業支援システム」

SFAとは（Sales Force Automation：セールス・フォース・オートメーション）の頭文字をとったもので、営業業務を支援するツールを意味します。

営業活動のプロセスを「自動化」および「可視化」することで、顧客データや営業の進捗状況などを部門内で共有できるようになります。

それにより、メンバーや上司、事業部の管理者がリアルタイムで情報を閲覧できるため進捗管理がしやすくなります。

また、蓄積されたデータを分析することでその後の営業戦略に役立てられ、効率的に売上向上へ結び付けることが可能です。

導入目的①売上アップ

SFAの導入の目的として、最大のゴールは売上のアップです。

顧客情報や案件情報、進捗状況などをデータ化して分析することで、これまで見過ごしてきた営業プロセスの問題点を可視化できます。

例えば、進捗がなかなか進まない顧客へ何度も訪問していたり、忙しさのあまり、もう少しで受注する可能性があった顧客へ訪問していなかったりといったような、活動における問題点が浮き彫りになります。

そのような行動を分析して改善することで、会社全体の売上最大化を図ります。

導入目的②営業活動の見える化

SFAを導入することで、営業担当が日々どのような活動をしているのか「見える化」ができます。

管理者は、営業活動の管理方法として週一回の営業会議で営業活動報告をする企業も多いでしょう。

営業メンバーは、直属の上司に対しては毎回報告をするものの、全体の営業会議までは各自エクセルや物理的なノートへ営業情報を記載するなどして、情報が分散されていました。

インターネットが成熟している現代、顧客は必要な情報をすぐに収集できます。

1週間後には状況が一変し、受注の機会を逸してしまうこともあります。必要なタイミングで必要な行動が行えているのか、SFAに蓄積されたデータから分析が可能になります。

また、営業担当者が不在の時、ほかのメンバーでは顧客の問い合わせに対応できず、休日に営業担当者へ連絡するケースも多いと思います。

SFAを導入すれば、顧客の予算や競合情報・見積書の提出状況やデモの実施の有無など、その顧客の案件がどのフェーズにあるのかが分かるので、他の担当者でも問い合わせ対応が可能となります。

また、各営業担当がどんな営業活動をしていて、どれくらいの時間をかけているのかをいつでも簡単に確認できるようになります。それにより、案件の進捗や営業プロセス全体のフェーズがひと目でわかるので、次にどんなアクションをすべきかチーム全体が把握できるようになります。

導入目的③ノウハウなどの情報共有

営業業務は、失敗や成功をさまざま経験して自分なりの営業トークや営業スタイルを確立します。

先輩や上司へ同行し、たくさんメモをとり場数を増やして営業マンとしてのスキルを向上していきます。

しかし、これだけでは若手の営業担当が成長するまでに期間がかかりますし、せっかく育った若手が転職してしまったら、またイチから新人を育てなければなりません。

SFAを活用することで、蓄積された営業ノウハウが共有できるので、新人トレーニングの期間の削減が可能になります。

たとえば、顧客へ初めてアプローチする方法は電話だったのかメールであったのか、どんな内容のヒアリングをしたのか、どのような営業資料が顧客の興味を引いたかなどです。

また、訪問した回数や説明に使用した資料、さらに見積もりや最終提案をしたタイミングなども追いかけられるので、チームで分析し、自社にとっての成功パターン例を蓄積していけます。

逆に、失敗した事例の情報も重要です。一連の営業プロセスのどのフェーズで、どんな行動が失敗につながったのか、またどのフェーズで必要な行動をしなかったのかなど、なぜ失注につながったのかをチームでの分析が可能となります。

それにより、今後の取りこぼし防止のノウハウが蓄積されることになり、売上げアップにも直結していきます。

自社の営業活動管理のノウハウを蓄積し、教育へ活かすことで営業スキルの標準化を図り、退職者や新入社員が発生しても、標準化された教育で、営業スキル全体の底上げにつながります。また担当が変更しても、漏れなくすぐに引き継げる環境がきずけます。

SFAの導入効果とメリット

SFAを導入することで、以下のような効果やメリットが期待できます。それぞれくわしく見ていきましょう。

営業戦略が立てやすい
営業活動の効率化と標準化
営業力の強化ができる

営業戦略が立てやすい

SFAは、組織の予算に対する達成比率がリアルタイムでひと目で分かる機能が搭載されています。

棒グラフ、円グラフ、折れ線グラフなどを活用して、社内での営業会議、経営会議に役立てられるレポート機能があります。

たとえば、新規案件の発掘数が当初の予定よりも大幅に少ないようであれば、短期的に新規開拓活動に力を注ぐなどの課題解決に役立てられます。

現状抱えている課題が浮き彫りとなり、短期、中期の計画のチューニングが可能となります。

営業活動の効率化と標準化

SFA導入のメリットとしてあげられるのが、営業の活動を効率化や標準化を図ることです。

効率化

営業の業務で一番手間と感じられるのが、営業情報の報告の作業です。

たとえば、商談が終わり書きとめたメモから報告内容を簡潔に要約し、文書でExcelなどにまとめます。記入したExcelファイルをメールに添付して、上司に対して失礼のないように本文を記載する必要があります。

しかしSFAであれば、営業日報や週報を簡単に作成できる機能があります。

SFAツールへ直接入力するだけでよいので、メールの文章を作成したり、Excelファイルをメールへ添付したりなどの手間が省けます。セキュリティ的にも、メールを誤送信してしまうリスクを軽減できます。

また、最近ではスマホやタブレットを1人の営業担当に1台支給することが常識になりつつあるので、商談後にわざわざ帰社しなくともスマホのSFAから時間をかけずに簡単に報告ができるようになります。

例えば、報告内容をポップアップの選択肢をタッチするだけで、商談の結果や営業ステータス、次のアクションは何をすべきかを即座に報告が可能なSFAツールもあります。

マネージャーや営業責任者も、いつどこにいてもリアルタイムに営業の進捗がスマホで確認でき、さらに承認作業もSFA上で可能となるので営業プロセスの大幅なスピードアップが図れ、売上の向上や案件の取りこぼしにも繋がります。

標準化

営業職は、担当によってさまざまなスタイルであることが一般的です。

なぜなら十人十色、同じ人間は一人としていないので、新人のときに教わった先輩や上司の営業スタイルがベースとなり、自己独自のスタイルを確立していくからです。

同じ会社でも、上司によってはスタイルが異なるものです。SFAツールを使うことで、それまで各部署、各チームごとにバラバラであった営業手法やルールを標準化できます。

たとえば、顧客情報の管理についてです。

上述したように、SFAを導入すればメールで営業報告書を送付する際、誤って顧客や別の取引先へ送付してしまうヒューマンエラーを防げます。

また、営業担当が退職する際、顧客情報や名刺などを次の転職先へ持っていってしまうケースも散見されます。普段から名刺情報や顧客情報をSFAへ入力する運用をしていれば、顧客情報や案件情報が流出したり、会社の各チームに情報が点在して埋もれてしまったりというリスクを軽減できます。

また、社員教育の標準化も図れます。蓄積された営業情報には、どのフェーズで見積もりを提出したか、どんな資料を活用したか、どんなヒアリングを実施して、どのような情報を引き出しているのかなどの情報がSFAに蓄積されます。

このような情報を分析し、自社で成功法を標準化することで、新人だけでなく若手や他部署のメンバーの教育に役立てることが可能です。

それにより、直属の上司や先輩、チームの教育方法によって営業手法やスキルが、社内で大幅に異なってしまうことを防げるのです。

したがって、「となりのチームの上司は教えるのが上手なので、あちらの方がよかった」といったような不満軽減にもつながります。

また、社員教育には時間と手間がかかりますが、SFAを活用した教育カリキュラムを全社的に標準化することで、教育にかかわる人件費の大幅な削減となります。

なぜなら、会社から営業に関する教育の場を提供するのではなく、各メンバーがそれぞれ自ら学びに行くというスタイルも、SFAを活用すれば実現できるからです。

営業力の強化ができる

SFAの導入により、スピードアップが図れたり、現状の課題が特定できたりするようになります。詳しく見ていきましょう。

スピードアップが図れる

SFAツールを効果的に使用することで、以下の業務がスピードアップします。

ココがポイント

顧客情報の管理・共有
営業ステータスの共有
営業報告書の作成・共有
管理者が見積もりや契約書の承認をするまでの時間
担当変更による引き継ぎ作業

これらの作業がスピードアップされることにより、空いた時間で顧客対応に時間を費やせるので、結果的に売上げアップへとつながります。

課題を特定できる

SFAツールを活用して営業のノウハウを蓄積することで、自社ならではの営業活動の「成功法」を確立できます。

営業活動がうまくいかないメンバーがいた場合、成功法にあてはめると、どこに問題の行動があって、どんな行動の抜けがあるのかなどの課題を特定できるようになります。

例えば、予算や導入時期などのヒアリング内容に抜けはなかったか、適切なタイミングで見積もりを提出していたかなどです。

特定した課題を是正することにより、メンバーに不足しているスキルや失敗した原因を探ることが可能です。

次のアクションがわかる

SFAは、次にどんなアクションをすべきなのかが明確となります。

なぜなら、自動でToDoの作成可能なSFAもあり、各フェーズで発生する付帯業務に応じて次にどんなアクションが必要であるか、自動で通知する機能を搭載したツールもあるからです。

同時に多くの案件を抱えている営業メンバーは作業に優先順位をつけ、期限内に見積もりの提出や提案をしなければなりません。

手作業でのタスク管理には限界があり、提出の遅れや抜けが発生する可能性があります。営業責任者も閲覧が可能で、営業担当の次のアクションを把握できるため、管理がしやすくなります。

イレギュラーな事態の早期発見

上述した、次のアクションについて、メンバーの動きが止まっていたり、それまで受注角度の高かった案件の角度が急に低下したりした場合、管理者がいち早くこうした事態に気づける仕組みになっています。

早期にトラブルに気づくことで、早く対策を打てばリカバリーできる案件を取りこぼすことはないでしょう。

SFA導入の比較ポイント

昨今、さまざまなSFAツールが存在するようになりました。海外製のツールや国産のものもあります。

料金体系も各社違っているため、いったいどのツールを選べばよいのか迷ってしまいます。

ここでは、そんな企業のご担当者へ向けて比較するポイントをご紹介いたします。

SFAの主な機能

SFAの主な機能について、以下の表で解説します。

案件管理	営業先の顧客名、営業担当者名、提案中のサービスや商品、受注角度、見込み額などの表示が可能で、案件の詳細情報を共有・管理できます。
進捗管理	客先を訪問した日時、活動した内容、見積もりの提出有無などの営業進捗がひと目でわかる機能です。担当者はこの機能により、各案件を管理します。営業責任者もこの機能により全体の案件をマネージメントします。
スケジュール管理	スケジュール管理機能は、本人の日程管理は当然のことながら他のメンバーのスケジュールも把握できるため、チームとしての連携がとれやすくなります。また、クローザーやマネージャーが商談の大事な場面に同行したい場合、予定が組みやすくなります。
日報機能	営業担当者は、いつ、どこで、何をして、どうなったか、また次に何をするのか、日報に入力します。一日の活動内容をすべて日報に記入が可能です。会社として最低限必要な、商談内容、進捗状況、受注確度などキーワードを選んで入力が可能なため、ストレスなく簡単に入力が可能です。
顧客管理	顧客情報を閲覧すれば、顧客の会社名、住所、連絡先、担当者や役職などの情報が閲覧できます。さらに、折衝記録を確認すれば過去にどのような営業活動が行われていたかを把握できるので、担当者が不在時に問い合わせがきても、スムーズに対応ができるので顧客に不安感をあたえません。

SFAの比較ポイント

ここでは、SFAの比較ポイントを解説していきます！

コストパフォーマンス	SFAツールの機能の豊富さにより左右されるのが価格です。一般的に、サブスクリプション型とユーザー型のプランを提供するメーカーが多く、価格帯としては1ユーザーあたりの月額は「5,000円～20,000円」の間が相場です。使用するメンバー数と、機能の充実度によって価格が変動しますので、自社に合ったプランを選定しましょう。
欲しい機能	自社が目指すゴールを明確にし、最低限必要な機能を搭載したツールを選定します。自社が抱えている課題を明確にし、解決できる機能を優先しましょう。全く使用しない機能が多く搭載されたツールを選定すると、使いづらくなるだけではなくコストも多大にかかってしまいます。必要最低限の機能で使いやすいツールの選定を目指します。最低限、以下を確認すると良いでしょう。　外出先からでも速く簡単に入力できるか　営業情報がひと目でわかりやすいか　メンバーごとの活動状況や案件進捗が確認しやすいか　営業戦略立案のための会議レポートが作りやすいか
効率化	営業プロセスの効率化を目指すには、今よりもスピーディーに業務が遂行できる支援システムであることが重要です。主に以下について実現が可能かをチェックしましょう。 1.工数の削減ができるか業務の効率化を目的としてシステム化をするので、自社にとってメンバーの工数を一番削減できるツールを選定しましょう。 2.使い勝手がよいか操作性の良さは、一番重要視するポイントとも言えます。初めて使った人でもこれは使いやすいと思えるようなツールを選定することがベストです。
無料お試しの有無	SFAツールによっては、無料お試し期間を設けているメーカーもあります。自社にとって合わないツールであれば解約もできるので、初めて導入する企業はできるだけ多くのツールを無料で試すことをおすすめします。実際にいくつかのツールを使用することで、新たなアイデアが生まれることもあるので、是非お試しください。
連携機能	将来を見据えて他システムとの連携ができるかについても重要です。SFAは営業フェーズになると能力を発揮するツールです。一連のマーケティング活動において、見込み顧客を発掘するためのツールとして必要なMAツールや、CRMとの連携が可能なSFAを選定するのが望ましいです。また、請求処理など経理部門との連携が必要であれば、その機能を搭載したツールを選定しましょう。