BPOとは、アウトソーシングの一種です。コスト削減や効率化を目的としてBPOを活用する企業が増えています。
この記事では、ビジネス用語として認識され始めているBPOについて、そもそもBPOとはどんなものなのか、アウトソーシングとの違いや導入するメリット・デメリットについて解説します。
目次
BPOとはアウトソーシングの一種
BPOとは、アウトソーシングの一種です。「Business Process Outsourcing（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）」を略したことばで、直訳すると「仕事の過程を外部委託」となり、業務プロセスの一部を一括して外部委託することを指します。
アウトソーシングも「外部委託」という意味ですが、アウトソーシングとBPOはどちらも意味としては同じとなります。アウトソーシングは、BPOよりも広い意味で使われています。
- 通常のアウトソーシングとの違い
- オンサイト型とオフサイト型がある
- BPOの対象は間接業務
通常のアウトソーシングとの違い
アウトソーシングは「業務の一部を外部へ依頼する」こととなります。アウト「Out」+ソーシング「sourcing」のため、直訳すると「外部」+「部品調達」となり「社外からの部品調達」という意味となります。そこから「外部委託」という意味で使われるようになりました。
対して、BPOの意味合いは「業務の全てを委託すること」となります。したがって、両者の違いは委託する業務の範囲です。
たとえば、経理、受付、コールセンターがそれにあたります。訪問先の受付のスタッフは、取引先の社員でなければ、BPOサービス企業からのスタッフとなります。また、コールセンターも同様です。
オンサイト型とオフサイト型がある
BPOは大きくオンサイト型とオフサイト型の2つに分けられます。オンサイト型は、請け負う側の会社に言って仕事を行うことで、オフサイト型は、外部で仕事を行うスタイルのことを指します。
例えば、受付はオンサイト型のBPOということになり、コールセンターはオフサイト型のBPOとなります。
BPOの対象は間接業務
BPOの対象は、主に「間接業務」であるケースが多いです。間接業務とは利益を生まない業務のことで「ノンコア業務」とも言います。逆に、利益を生む仕事を「直接業務」または「コア業務」といいます。
BPOを導入するメリット
BPOを導入すると、具体的にどんなメリットがあるのでしょうか。
ここからは、以下にあげるBPOを導入する際のメリットをご紹介します。
- 自社のコア業務に専念できる
- リソースを確保できる
- 専門スキルを外注できる
自社のコア業務に専念できる
利益を生む業務に集中できれば、会社はもっと多くの利益を生むことができるようになります。たとえば、ひとりで経営する小さなパン屋さんでは、パン作りから経理まで全てのことをひとりでやる必要があります。しかし、大手のパン屋では、パン作り職人は朝からずっとパンを作り、売れるパンの開発だけに専念できます。
このように、BPOを活用することで直接業務（コア業務）に専念できるようになります。主に中小企業では、集中して業務をする際、途中で全く違う業務をやらなければいけないことがあります。
しかし、ひとつのことに集中できれば効率も上がり、会社にとっては利益をあげられることになるのです。
リソースを確保できる
リソース（resource）とは、直訳すると「資源」を意味します。ビジネス上では会社が成り立つための必要な資源となり、人、モノ、お金を指します。したがって、BPOを活用することで会社に足りないものを外部から補い、売上を最大化することが可能となります。
人手が足りない企業も、このように「リソースを確保する」ことで人材不足の解消につながります。
専門スキルを外注できる
専門業者に業務を任せることで、安心できる点も大きなメリットです。BPOサービス業者は、専門的なスキルを持つその道のプロ集団です。
たとえば、頻繁に変わる法律や規制を把握している税務や会計なども、専門的な情報を常にキャッチする必要がある業種です。BPOを活用すれば、自分で調査する時間を割く必要もありません。
このように、BPOを利用すれば精通した専門家に仕事を頼めるので、安心して自分の仕事に専念することができるようになります。
BPOを導入するデメリット
BPOを活用するデメリットは、以下の3つがあります。
- 外注コストがかかる
- 社内ノウハウが残らない
- 情報漏えいリスク
それぞれ解説していきます。
外注コストがかかる
BPOを導入するには、当然コストがかかります。ひとりで何人分もの仕事をするスタッフがいたとしても、たとえそれが会社にとって必要なことでも、直接利益を上げられない業務であれば会社の成長にはつながりません。
そのような専門分野は、外注することで解決します。しかし、外注するのにはそれなりのコストもかかります。資金面である程度の余裕が必要となります。
社内ノウハウが残らない
BPOは、業務を丸ごと外注するため社内にはそのノウハウは蓄積されません。もし、BPOの契約を解約した場合、その専門業務を社内のスタッフで続けることが困難となってしまいます。
ノウハウ「know-how」とは、直訳すると「知る」「方法」となり、言い換えれば「物事の方法や手順に関する知識」ともなります。ビジネスでは主に「技術的な知識」を意味します。
そもそも、BPOを導入しているのは大企業がメインのため、部署や部門ごとに外注をすることになるため、リスクが大きいと言えます。たとえば、業務委託を把握していた人が転職してしまい、引き継ぎがうまくいかない場合などがそれにあたります。
情報漏えいリスク
アウトソーシングでは常に情報漏えいのリスクがあります。BPOでは、業務を丸ごと委託するため、その危険性はさらに高まります。
社員でも知らないことを、外注のスタッフの方がよく知っているということもあるため、セキュリティ面に問題はないか、委託する前にしっかりと確認しておく必要があります。
BTOを導入することになれば、機密情報が外部に流出する可能性があるということを常に考えておかなければいけません。もし、企業が個人情報を取り扱っていて情報が漏洩してしまった場合、個人情報保護法に抵触します。事態の重さに応じて「指導」「勧告」といったカードが切られてしまいます。
一番最悪のケースが、損害賠償の請求と会社の信頼が一気になくなることです。そのようなことにならぬよう、BPOサービス業者選びは慎重にすることが重要です。
BPO会社を選ぶポイント
BPOを提供している会社は数多くあります。ここではBPOサービスを提供する企業を選ぶ4つのポイントを解説していきます。
- 実績
- 価格体系
- セキュリティ
- 専門分野
実績
BPO業界は不況の中にあっても、市場規模を伸ばしている業種です。それゆえ、新規参入している企業も多いです。さらに親会社の知名度は高くても、子会社、関連会社の知名度が低いこともあります。
いくら親会社が有名でも、知名度だけで判断しないことも大切です。実績が少ないということは経験が少なく、専門的なノウハウもそれに伴って少ないということにつながります。契約して、実際に業務を任せてみなくては、その企業がどのくらいの実力を持っているかは判断できません。
人事や経理などのBPOを検討している場合、もし判断ができないのであれば、まずはBPO業者へ見積もり依頼してみるのもひとつの手です。見積もりの出来上がりの日数や対応などからも相手のことがわかるかもしれません。こちらが望むような回答が出てくるかどうかが判断材料のひとつとなるはずです。
価格体系
BPO導入により、これでコストが削減できるかもしれないと考える会社もあると思います。しかし、価格が安いほど良いというわけではなく、価格以上の価値であることが望ましいです。
いくら、価格が安価であったとしても必要なスキルや質がなければ、コストの削減でもなく、その後の手間を考えれば結果的には「コスト増」となってしまいます。
しかし、中には価格の割にクオリティが高いBPO業者もいるため、その見極めが肝心です。
セキュリティ
BPOは外注のため、場合によっては社外秘の情報を渡すケースもあるでしょう。特に、個人情報を渡す場合には細心の注意が必要です。情報漏えいと隣り合わせにいることを忘れないことが重要です。
対策としては、依頼しようとするBPOサービス会社が、情報漏えいに対してどのような対策を取っているのか、万が一の場合はどんな保障や対応ができるのかをしっかり把握しておくことです。
ここでコスト削減を優先して契約してしまうと、後に会社が大きな傷を負うことになりかねません。
現代のBPOサービス会社は、自信を持ってサービスを提供しているため、セキュリティ面も強化している企業が多いといえます。しかし、依頼する前に不安や疑問な点に気づくようであれば、気になる部分は細かい部分までしっかり確認することが重要です。
専門分野
専門業者に任せたのにもかかわらず、ミスやトラブルが多発するようでは問題です。実は専門でなかったことのないよう、委託する業務に対してどれほど専門なのかを必ず事前にチェックすることが重要です。
どんな業務を委託したいのか、詳細を決めてから委託、相談するようにしましょう。
まとめ
BPOについて、導入するメリットやデメリット、業者選びのポイントについてご紹介しました。
BPOを活用することで社内の人手不足、業務改善、コスト削減が期待できます。その結果、時間的な余裕ができるため、コア業務に集中できるようになり会社の収益の向上が図れます。
BPOサービス業者には、さまざまな専門分野があるので、よく確認をしながら業者選びを行いましょう。
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